Manager à distance : un défi d’actualité

Quoi de plus tentant, à distance, que de procrastiner ? Pour le manager comme pour le collaborateur, les distractions ne manquent pas… C’est pourquoi seule une rigueur sans faille permet une bonne gestion du travail à distance. Une rigueur à s’appliquer à soi-même avant d’en exiger autant des autres, évidement !

L’organisation du travail à distance ne doit pas faire oublier le principal : votre équipe est là pour accomplir les objectifs que vous vous êtes fixés, tous ensemble. Ces objectifs, il est important de les rappeler à chaque réunion :

• Quelles sont les tâches les plus appropriées au travail à distance ?
• Le travail à distance est-il dédié aux tâches de fond ?
• Comment priorise t-on les tâches et le degré d’urgence des projets ?

En fonction, les outils et les dispositifs d’échange avec vos collaborateurs ne seront pas forcément les mêmes ! Peut-être aurez vous besoin d’outils comme :

• Hangout, Skype ou Zoom pour communiquer ?
• Trello, Slack ou Adana pour organiser vos projets à distance ?
• We Transfer ou Google Drive pour partager vos fichiers ?

Avant de vous lancer tête baissée dans le choix d’un outil, étudiez bien vos besoins et les capacités de prise en main de votre équipe.

Une fois les objectifs définis, il est temps de définir les règles du jeu. Afin d’éviter des déconvenues, n’hésitez pas à impliquer l’équipe dans l’identification des défis que soulève le travail à distance. Pour certains, l’isolement peut être vécu de manière négative alors que pour d’autres, ce sera la maîtrise des outils qui sera le plus compliqué. En abordant ensemble les principaux freins au télétravail de chaque membre de l’équipe, vous pourrez trouver ensemble des solutions concrètes pour y remédier. Cette réunion préparatoire est aussi l’occasion de définir des règles communes :

• Que peut-on faire ou non à distance ?
• Est-ce que certains cas sont tolérés ?
• Y a t-il des cas particuliers ?
• À quel rythme l’équipe à t-elle besoin d’échanger en groupe ou en one-to-one avec son manager ?
• Quels sont les processus d’échange standards et les processus d’urgence ?

La confiance n’exclue pas le contrôle. C’est une phrase qui revient souvent en management. C’est à cela que servent les règles que nous avons évoqué juste avant. Néanmoins, un bon management à distance ne peut se mettre en place sans une confiance sereine en ses équipes et une approche bienveillante, visant à placer chacun dans une posture d’autonomisation et d’amélioration continue. Et si vous en profitiez pour changer votre management habituel en accordant plus de temps à la formation et au soutien de vos équipes ?

Encore plus qu’en présentiel, le management de proximité joue à distance un rôle central. Chaque collaborateur doit pouvoir échanger avec son manager sur ce qui le préoccupe et le manager doit pouvoir l’aider à trouver des solutions sur-mesure. S’enquérir de sa santé mentale de ses collaborateurs est tout aussi important que de contrôler la bonne réalisation de leur travail car un collaborateur déstabilisé par ces nouvelles pratiques peut rapidement impacter négativement la dynamique de l’équipe. 

Des contacts fréquents mais courts peuvent permettre de détecter les baisses de moral et de rebooster ceux qui éprouvent le plus de difficulté.

Dans ce contexte, le choix des outils doit être parfaitement mesuré afin de manager à distance. Au delà des objectifs que chaque outil remplit, il est essentiel de s’assurer que chaque collaborateur est à l’aise avec son utilisation. À distance, il est nécessaire de ne pas rajouter de la complexité inutile. Mieux vaut un bon coup de téléphone plutôt qu’une application adaptée au projet mais mal maîtrisée. Sachez qu’il existe des aides numériques pour supporter les entreprises dans leur transformation digitale.

Et si votre équipe a du mal à se faire aux nouvelles technologies ? C’est l’occasion de s’appuyer sur les technophiles de l’équipe, de les encourage à former leurs collègues et de faire briller leur talent ! En n’oubliant pas, évidement, d’encourager, de féliciter et de célébrer les réussites !

À distance plus que jamais, les encouragements sont nécessaires pour maintenir le lien du groupe.

La solidarité c’est aussi rebattre les cartes si nécessaire, proposer d’échanger les dossiers entre collaborateurs, si l’on découvre que certains sont plus à l’aise sur certaines tâches que sur d’autres.

Enfin, pour recréer l’ambiance machine à café, n’hésitez pas à ajouter dans notre routine télétravail un croissant du matin à distance ou une pause café à heure fixe, l’occasion d’évoquer des sujets plus légers et de faire retomber la pression que peut parfois créer le travail à distance. Et, en fonction de l’ambiance de l’équipe, pourquoi ne pas prévoir un apéro hebdomadaire ?

Pour conclure, lors de la mise en place de travail à distance, le rôle du manager est encore plus central qu’en présentiel. De sa capacité à clarifier les objectifs de l’équipe, à définir des règles du jeu spécifiques, adaptées au contexte, et appliquées de manière uniforme et à créer un lien de confiance et de solidarité entre les membres de son équipe dépendra la réussite de ces changements organisationnels.

Chez Eléments Groupe, en tant qu’agence fondée autour d’un écosystème de talents, manager à distance fait partie de notre ADN. Nous pouvons vous accompagner pour définir de nouveaux modes organisationnels en vous partageant nos bonnes pratiques et outils collaboratifs ou en formant vos équipes, à distance ou en présentiel !

[COVID-19] – Pour aller plus loin, découvrez le guide publié par le gouvernement :

https://www.fonction-publique.gouv.fr/guide-management-a-distance-situation-exceptionnelle